Regels & Voorwaarden

Reglement & Voorwaarden

Alle informatie over de regels, voorwaarden en privacy bij OZ&PC De Warande

Huishoudelijk Reglement OZ&PC De Warande

Versie A - Maart 2023

Artikel 1: Huishoudelijk Reglement

Algemeen

a.Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de verenigingsstatuten.

b.Eenieder die lid is van de O.Z. & P.C. De Warande, daarvoor werkzaamheden verricht of vrijwilliger is, valt onder de werking van dit reglement.

c.Het huishoudelijk reglement is besproken op de ALV van 8 april 2013. De leden hebben de mogelijkheid gehad om terugkoppeling te geven, welke is verwerkt in deze versie.

d.De versie met de datum 1 januari 2014 wordt als voorlopig huishoudelijk reglement gehanteerd waarbij goedkeuring door de ALV wordt gevraagd.

e.De komende wijzigingen worden door het bestuur goedgekeurd en in de eerst daaropvolgende ALV besproken en bevestigd.

Artikel 2: Organisatie Bestuur en Commissies

2.1 Algemeen

Het bestuur wordt in haar taak bijgestaan door de bij de vereniging behorende commissies. Deze commissies zijn door het bestuur gevolmachtigd tot het ontwikkelen en uitvoeren van activiteiten behorende bij de sector die wordt vertegenwoordigd. De vereniging kent de volgende commissies die rechtstreeks rapporteren aan het Bestuur:

a.Zwemopleidingencommissie (ZOC)

b.Waterpolocommissie (WPC)

c.Wedstrijdzwemcommissie (WZC)

d.Sponsorcommissie

2.2 Samenstelling Commissie

a.Iedere commissie bestaat bij voorkeur uit tenminste vijf meerderjarige leden.

b.De commissie kiezen uit hun midden minimaal een voorzitter en een secretaris.

c.De leden hebben in principe voor onbepaalde tijd zitting in een commissie. Leden en niet-leden kunnen zich kandidaat stellen voor een plaats in een commissie.

d.De zittende commissie is in de basis verantwoordelijk om een kandidaat te selecteren en op te nemen in de commissie.

e.De commissie en het bestuur kunnen met opgaaf van redenen besluiten om kandidaten af te wijzen voor zitting in een commissie. Tevens kunnen commissieleden met opgaaf van redenen door het bestuur uit hun functie ontheven worden.

f.Bevoegdheden penningmeesters: In gevolge artikel 15 lid 2 van de statuten van de vereniging en in acht nemende de doelstellingen van de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR)... hanteren wij het vier-ogen-principe bij uitgaven boven een bedrag ad € 1.000,-. (Zie volledige tekst in document).

2.3 Verplichtingen en verantwoordelijkheden

a.Commissies zijn verplicht om zich te houden aan de richtlijnen conform de Statuten, het huishoudelijk reglement en de richtlijnen die door het bestuur worden aangegeven.

b.Commissies zijn verplicht in de ALV de plannen en het bijbehorende budget bekend te maken en eventueel toe te lichten.

c.De commissie hebben de verplichting om op verantwoordelijke wijze invulling te geven aan de plannen en het budget.

d.Commissies zijn verplicht t.b.v. de ALV een jaarverslag te publiceren conform de Statuten.

e.Iedere commissie is medeverantwoordelijk voor haar eigen PR. Hieronder valt onder meer ledenwerving.

f.Streven is naar minimaal tien keer per jaar vergaderen van het voltallige bestuur met de voorzitters en/of afgevaardigden van de commissies.

2.4 Speciale commissies

In bijzondere situaties kan het bestuur commissies samenstellen voor bepaalde tijd en voor een afgebakend doel. Dergelijke commissies zijn belast met de ontwikkeling en uitvoering van de opdracht door het bestuur omschreven.

Artikel 3: Clubkleuren, vlag, kleding en verenigingslogo

3.1 Algemeen

De clubkleuren, vlag, kleding en verenigingslogo zijn uitingen naar buiten waarmee de vereniging wordt herkend tijdens sportactiviteiten en in de media.

3.2 Clubkleuren

De clubkleuren zijn wit, rood en blauw.

3.3 Vlag

a.In een O.Z. & P.C. Vlag behoren de clubkleuren en het logo duidelijk zichtbaar te zijn.

b.Bij Thuiswedstrijden is het gewenst om de vlag duidelijk zichtbaar op te hangen.

c.Bij Uitwedstrijden is het gewenst om, indien mogelijk, de vlag duidelijk herkenbaar op te hangen.

d.O.Z. & P.C. De Warande vlaggen zijn te lenen via de commissies.

3.4 Kleding

a.Kleding en aanverwante sportartikelen dienen in overeenstemming te zijn met minimaal één van de clubkleuren en voorzien van het clublogo.

b.Tijdens deelname aan wedstrijden is men verplicht om zwemkleding te dragen in overeenstemming met de reglementen van de KNZB.

c.Tijdens deelname aan wedstrijden en trainingsuren is men verplicht om voor de zwemsport geschikte zwemkleding te dragen.

d.Bij activiteiten in relatie met O.Z. & P.C. De Warande is men verplicht om bij de functie behorende verplichte kleding te dragen of clubkleding.

e.Bij prijsuitreikingen is de sporter verplicht om de clubkleding te dragen.

Artikel 4: Tuchtrecht en straffen

4.1 Algemeen

Tuchtrecht kan worden gesproken door de commissies over personen binnen het werkgebied van de betreffende commissie, tenzij het een melding of klacht met betrekking tot seksuele intimidatie betreft.

4.2 Proces

a.De Commissie dient in vergadering bijeen te zijn om het gebeurde te bespreken.

b.De Commissie dient het betreffende lid te horen. Het betreffende lid kan zich laten bijstaan door een raadsman.

c.De Commissie kan een oordeel vormen en de strafmaat bepalen met inachtneming van de statutaire bepalingen.

d.De Commissie dient de beslissing schriftelijk aan de secretaris mede te delen.

e.Het Bestuur reageert binnen 5 dagen naar de Commissie met een genotuleerd advies of goedkeuring.

f.De Commissie is bevoegd om na ontvangst van goedkeuring van het bestuur de straf uit te spreken.

g.Aangetekend beroep kan bij het bestuur binnen 5 werkdagen worden ingediend.

h.Tijdens de beroepstermijn (4 weken) wordt de straf opgeschort.

i.Het Bestuur beslist over beroepszaken na commissie en betreffend lid gehoord te hebben.

j.De uitspraak van het Bestuur is bindend.

4.3 Straffen en boetes van KNZB

Straffen en boetes opgelegd door de KNZB, dienen door de leden zelf te worden betaald. Het bestuur is bevoegd om een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.

Artikel 5: Sociaal Veilige Sportomgeving ('Code Blauw')

5.1 Algemeen

a.O.Z. & P.C. De Warande voert een actief beleid aangaande een sociaal veilige sportomgeving.

b.Het bestuur benoemt een Vertrouwens Contact persoon (VCP). De VCP heeft geen zitting in het bestuur.

c.De VCP heeft niet de bevoegdheid de klacht of melding zelf te onderzoeken.

d.De VCP informeert betrokkenen over de procedure en verwijst eventueel naar een vertrouwenspersoon.

e.De Vertrouwenspersoon is een persoon die door de betrokkene is aangezocht. Dit kan een professional zijn of een vertrouwenspersoon van NOC*NSF.

f.Eenieder die een redelijk vermoeden heeft van seksuele intimidatie, is gehouden daarvan melding te doen.

g.Eenieder die een vermoeden heeft van strafrechtelijk ongeoorloofde activiteiten is gehouden daarvan melding te doen.

h.Er geldt een geheimhoudingsplicht voor gegevens met een vertrouwelijk karakter in het kader van onderzoek.

i.Behandeling van een klacht sluit strafrechtelijke of civielrechtelijke procedures niet uit.

5.2 Seksuele Intimidatie

a.Definitie Seksuele Intimidatie: Elke vorm van gewenst of ongewenst seksueel gedrag of seksuele toenadering die als ongewenst of gedwongen wordt ervaren.

b.Definitie Klager of melder.

c.Definitie Beklaagde.

d.Definitie Klachtencommissie.

e.Definitie Klacht: Verzoek om behandeling door klachtencommissie.

f.Definitie Melding: Signaal zonder direct verzoek om formele behandeling door de klachtencommissie.

g.Het bestuur is verantwoordelijk voor de behandeling van klachten betreffende seksuele intimidatie.

5.3 Respect en Sportiviteit

a.Respect en sportiviteit zijn onlosmakelijke onderwerpen die extra aandacht nodig hebben.

b.Onder respect kunnen de volgende voorbeelden worden benoemd:

a.Wij respecteren elkaar.

b.Wij accepteren de beslissing van de scheidsrechter.

c.Als toeschouwer respecteren we de spelers, pupillen en scheidsrechters.

d.We gaan zorgvuldig en zuinig met de materialen om.

e.We lossen problemen op door met elkaar te praten.

f.We pesten niemand en we respecteren elkaars geaardheid, idealen en andere levensstijlen.

c.Onder sportiviteit kunnen de volgende voorbeelden worden benoemd:

a.De sportiviteit is ons gezamenlijk doel.

b.We winnen onze wedstrijden door goed spel niet door oneerlijk spel.

c.We accepteren fouten van de scheidsrechter en reageren niet onredelijk.

d.Na een wedstrijd vieren de winst en accepteren ons verlies op een normale wijze.

d.Leden gedragen zich met respect naar elkaar en buitenstaanders.

e.Leden gedragen zich met respect naar trainers, coaches en begeleiders.

f.Trainers en begeleiders zullen te allen tijde hun pupillen respecteren en werken aan een veilige omgeving.

g.Het gebruik van alcohol op de tribunes van de zwembaden is niet toegestaan, tenzij bij hoge uitzondering schriftelijk toestemming is verleend.

5.4 Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

O.Z & P.C. De Warande streeft ernaar om voor specifieke groepen vrijwilligers een VOG-verklaring te vragen. Per 2020/2021 wordt voor elke vrijwilliger de VOG-verklaring aangevraagd.

Artikel 6: Verplichtingen Leden

6.1 Algemeen

O.Z. & P.C. De Warande kent ook specifieke verplichtingen welke gerelateerd zijn aan de sport tak.

6.2 Waterpolo

a.Senior waterpololeden spelende/ingeschreven in een seniorenteam hebben verplichtingen.

b.Ieder lid dat 18 jaar of ouder is dient in het bezit te zijn van een W-official bevoegdheid.

a.Leden dienen minimaal 2 wedstrijden per seizoen op te treden als jurylid.

b.Vanaf 16-jarige leeftijd kan de cursus voor W-official worden gevolgd.

c.Een boete wordt opgelegd aan leden zonder geldige W-status of leden die niet aan verplichtingen voldoen.

d.De boete is niet van toepassing voor scheidsrechters of nieuwe leden (<1 jaar).

e.Deze boete wordt in april geïncasseerd voor het komende seizoen.

c.Ieder seniorenteam dient minimaal 2 scheidsrechters te leveren.

a.Van elk seniorenteam wordt verwacht dat het uit eigen gelederen 2 eenheden scheidsrechters levert.

b.In maart wordt bepaald of een team aan de norm heeft voldaan.

c.Indien een team niet voldaan heeft, wordt aan ieder lid een boete opgelegd.

d.De boete is niet van toepassing voor actieve scheidsrechters of leden <18 jaar.

e.Teams die niet voldoen dienen nieuwe kandidaat scheidsrechters aan te leveren.

f.Boetes worden in april geïncasseerd en terugbetaald indien in het nieuwe seizoen wel voldaan wordt.

6.3 Wedstrijdzwemmen

Indien een zwemmer wordt uitgenodigd voor deelname aan de competitiewedstrijden is hij/zij verplicht daaraan deel te nemen.

Artikel 7: Vergoeding van onkosten

7.1 Algemeen

a.De commissies zijn bevoegd over te gaan tot het vergoeden van niet in de begroting opgenomen kosten aan trainers, coaches en andere vrijwilligers in overleg met het bestuur.

b.Indien gedurende het jaar afgeweken moet worden van het goedgekeurde budget zal de commissie goedkeuring van het bestuur vragen.

Artikel 8: Beheer sociale media

8.1 Algemeen

a.Bij gebruik van de naam van O.Z. & P.C. De Warande en het clublogo in sociale media dient vooraf toestemming aan het bestuur gevraagd te worden.

b.Officiële communicatiekanaal van O.Z. & P.C. De Warande zijn:

a.Nieuwsbrieven gemaakt door het bestuur en haar commissies.

b.Website www.ozpcdewarande.nl

c.Brieven, mails verstuurd door het bestuur dan wel de commissies.

Artikel 9: Beheer persoonlijke gegevens

9.1 Algemeen

a.O.Z. & P.C. De Warande gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens, conform de AVG.

b.O.Z. & P.C. De Warande zal in artikelen voor de media en de publicatie van uitslagen geen extra gegevens delen dan noodzakelijk is voor het doel. Naam, geslacht en geboortedatum kunnen worden gepubliceerd mits toestemming is gegeven.

Privacyverklaring

Persoonsgegevens die wij verwerken

OZ&PC De Warande verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer
Medische informatie (alleen indien relevant voor de sport)

Waarom we gegevens nodig hebben

OZ&PC De Warande verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen: administratie van het lidmaatschap, communicatie over trainingen en wedstrijden, inschrijvingen voor evenementen en wedstrijden, verwerking van betalingen, en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Delen met derden

OZ&PC De Warande verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en kunt u ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Beveiliging

OZ&PC De Warande neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Vragen over het reglement of voorwaarden?

Heeft u vragen over het huishoudelijk reglement, de algemene voorwaarden of de privacyverklaring? Neem dan contact op met het bestuur van OZ&PC De Warande.